Tu Sistema · Escuelas y Academias
Escuelas y Academias · México

Tu academia,
siempre con alumnos

Un sistema que no deja que los papás se olviden de inscribir a sus hijos, recuerda la colegiatura y trae de regreso a los alumnos que dejaron de venir.

🩰 Ballet y danza
🥋 Karate y artes marciales
🎸 Música e idiomas
⚽ Deportes y natación
La historia de Sofía y su hija Valentina

Así vive una mamá el proceso
de inscribir a su hija

Sofía tiene 34 años y quiere inscribir a Valentina de 6 años en ballet. Lo seguimos desde que pregunta hasta que Valentina lleva 2 años en la academia.

📱
Un jueves en la noche
Sofía busca ballet para su hija en Google
Ve tu academia, le gustan las fotos de las niñas en sus trajes y manda un WhatsApp preguntando precios, edades que aceptan y horarios. Son las 9pm. Si no contestas esta noche, mañana busca en otra academia.
💬 "Hola! Quiero inscribir a mi hija de 6 años en ballet. ¿Qué grupos tienen para esa edad y cuánto cuesta? ¿Cuándo empiezan las clases?"
🤖
En menos de un minuto
El sistema contesta con toda la información que Sofía necesita
Sofía recibe los precios, los horarios del grupo de 5-7 años y la información de inscripción. Tú sigues viendo tu serie.
🩰 "¡Hola Sofía! Para niñas de 6 años tenemos el grupo Inicial, que se reúne los martes y jueves de 4:30 a 5:30pm. La inscripción es $[precio] y la colegiatura mensual es $[precio]. ¿Le gustaría venir a una clase de prueba gratuita esta semana?"
📅
Esa semana
Valentina va a su clase de prueba y le encanta
Sofía confirma la inscripción. El sistema registra a Valentina con su grupo, horario y fecha de inscripción. A partir de aquí, Valentina tiene seguimiento automático durante todo el ciclo escolar.
✅ "¡Bienvenida Valentina al grupo Inicial! 🩰 La primera clase formal es el martes. Recuerden traer mallas rosas, falda de tul y zapatillas planas. ¡Las esperamos!"
📅
El día 20 de cada mes
Sofía recibe recordatorio de colegiatura
Sin que tengas que cobrarle de forma incómoda o perseguirla. El sistema le avisa con tiempo y le manda los datos de pago. Tú recibes el pago sin fricción.
💳 "Hola Sofía, el próximo día 1 vence la colegiatura de Valentina de $[precio]. Aquí los datos para transferencia o puedes pagarla directamente en la academia esta semana. ¡Gracias!"
🎭
2 semanas antes de cada evento
Sofía recibe aviso de la presentación de fin de año
Nada se pierde. Las fechas importantes le llegan a los papás con suficiente tiempo para organizarse.
🩰 "¡Sofía! La presentación de fin de año de Valentina es el sábado 15 de diciembre a las 6pm en el auditorio. Los boletos para familias se apartan desde hoy. ¿Cuántos necesitan?"
📋
En junio, antes de que terminen las clases
El sistema le recuerda a Sofía renovar la inscripción
Antes de que Sofía tenga tiempo de "pensarlo" o de buscar otra academia, ya tiene el recordatorio de que hay que reinscribir para el siguiente ciclo. La tasa de deserción baja drásticamente.
📋 "¡Hola Sofía! El ciclo escolar de ballet está por terminar. Las reinscripciones para el próximo año abren esta semana — los alumnos actuales tienen prioridad. ¿Reinscribimos a Valentina? 🩰"
🏆
2 años después
Valentina ya está en el grupo intermedio y Sofía trajo a su sobrina
Nunca se fueron porque siempre recibieron comunicación clara y a tiempo. Sofía no tuvo que perseguir información — siempre llegó sola. Le recomendó la academia a su cuñada. Todo sin que la directora haya tenido que mandar mensajes manuales.
Lo más especial de este sistema

Las 4 cosas que más le
cuestan a una academia

Y cómo el sistema resuelve cada una de forma automática.

📋
Dos veces al año: agosto y enero
Inscripciones y reinscripciones
Los períodos de inscripción son críticos. El sistema manda campaña a todos los papás cuando abre el período, con recordatorio de que los cupos son limitados y que los alumnos actuales tienen prioridad.
💳
Recordatorio días 20–25 de cada mes
Cobranza de colegiaturas
Cobrar colegiaturas es incómodo. El sistema lo hace por ti: manda un recordatorio amable con los datos de pago antes de la fecha límite. Sin confrontaciones, sin perseguir a nadie.
💨
A los 2–3 semanas sin asistir
Alumnos que dejan de venir
La deserción más alta ocurre en los primeros 2 meses. El sistema detecta cuando un alumno no ha asistido y le escribe a los papás para saber qué pasó — antes de que el alumno desaparezca para siempre.
🎭
2–3 semanas antes
Eventos y presentaciones
Festivales, exámenes de cinturón, presentaciones de fin de año, competencias — cada evento le llega a los papás con tiempo suficiente para organizarse. Sin que se enteren el día anterior.
🌟
Cuando el alumno alcanza un logro
Reconocimiento de avances
Cuando un alumno sube de nivel, gana un cinturón o termina un ciclo, los papás reciben un mensaje felicitándolo. Ese tipo de atención hace que las familias se sientan valoradas y no se vayan.
👥
Campaña trimestral
Referidos de papás
Los mejores prospectos son los amigos y familia de los alumnos actuales. El sistema les pregunta a los papás satisfechos si conocen a alguien que quiera inscribirse — con un beneficio por referir.
💡
El mayor problema de las academias: La deserción en los primeros 2 meses es del 40–60%. Casi siempre pasa por falta de comunicación — los papás no sienten que la academia está pendiente. El sistema cambia eso completamente con seguimiento automático desde el primer día.
Situaciones del día a día

¿Qué pasa cuando...?

💨
Un alumno nuevo dejó de venir a las 3 semanas sin decirte nada
El 40% de los alumnos nuevos deserta en el primer mes — casi siempre sin avisar
Muy importante
Sin sistema: Te das cuenta después de un mes de que el alumno ya no aparece. Para ese momento ya decidió que "el ballet no era para mi hija" o encontró otra academia más cerca.
Con el sistema: A los 10 días sin asistencia, los papás reciben un mensaje amable preguntando cómo están.
1
10 días sin asistencia → mensaje a los papás
Empático, no de cobranza. Pregunta genuina.
"Hola Sofía, notamos que Valentina no ha podido venir las últimas clases. ¿Todo bien? Si hubo algún inconveniente con el horario o algo más, con gusto lo platicamos. ¡La extrañamos! 🩰"
2
Si respondió que hubo problema → tú los atiendes
A veces es un problema de horario, de transporte, de presupuesto — algo que puedes resolver.
3
Si no respondió → 7 días después, último intento
Después de eso el sistema los deja en paz y te notifica para decisión manual.
📊
El 30% de los alumnos que empiezan a fallar regresan cuando alguien los contacta. Recuperar a un alumno que iba a desertar vale entre $1,500 y $4,000 pesos al año de colegiatura.
💳
5 papás deben colegiatura y hay que cobrarles sin que sea incómodo
Cobrar de palabra es difícil — un mensaje automático lo hace natural
Importante
Sin sistema: Tienes que perseguir a los papás, buscarlos cuando llegan a dejar a sus hijos, o mandar mensajes tú mismo que se sienten incómodos.
Con el sistema: El día 20 de cada mes, todos los papás reciben automáticamente el recordatorio de pago.
1
Día 20 → recordatorio de colegiatura
A todos los alumnos activos. Amable y con los datos de pago incluidos.
"Hola Sofía, el próximo día 1 vence la colegiatura de Valentina por $[precio]. Puedes transferir a [datos] o pagarla en la academia de lunes a viernes. ¡Gracias y que tenga una gran semana! 🩰"
2
Si llega el día 5 y no pagó → segundo recordatorio
Solo para los que no han pagado. El sistema sabe quién sí pagó (si lo marcas) y quién no.
💡
Una academia con 60 alumnos a $1,200 pesos mensuales tiene $72,000 pesos de colegiatura cada mes. Con el recordatorio automático, el porcentaje que paga a tiempo sube del 50% al más del 85%.
📅
Abren inscripciones y tienes que llenar los grupos rápido
Agosto y enero son las únicas ventanas del año para captar alumnos — no las puedes desperdiciar
Buena práctica
Sin sistema: Esperas a que lleguen los papás solos o pones un cartel. En un mes tienes los grupos a la mitad de capacidad.
Con el sistema: Una campaña llega a todos los que alguna vez preguntaron y a los papás actuales que pueden referir a alguien.
1
2 semanas antes de iniciar → campaña de inscripciones
A leads anteriores y a papás actuales para que recomienden.
"¡Hola! Ya abrimos inscripciones para el ciclo [año-año] 🎭 Los cupos son limitados y los alumnos actuales tienen prioridad. ¿Tienes a alguien que quiera inscribirse? ¡Mándanos un mensaje y le damos información!"
2
Los nuevos interesados entran al proceso normal
Clase de prueba gratuita, información de precios, seguimiento si no inscriben de inmediato.
En números concretos

¿Cuánto dinero extra genera esto?

💨
Alumnos que desertan en los primeros 2 meses
−40% menos deserción
💳
Colegiaturas que tardan en pagarse
+35% pagan a tiempo
📋
Reinscripciones que no se concretan
+50% tasa de reinscripción
🌙
Papás que preguntan de noche
+25% más inscripciones
👥
Referidos que no llegan por falta de sistema
+3–6 alumnos por campaña
🎭
Papás que no se enteran de los eventos
100% de asistencia a eventos
Qué viene incluido y cómo se activa

Todo listo para arrancar

🤖
1
Asistente de IA
Responde preguntas de papás, da información de precios y horarios, y agenda clases de prueba gratuitas
⚡
9
Automatizaciones
Respuesta nocturna, bienvenida de alumno, recordatorio de colegiatura, seguimiento de asistencia, eventos, reinscripción, referidos, deserción
💬
18
Mensajes listos
Bienvenida, colegiaturas, eventos, recordatorios de asistencia, inscripciones, reconocimientos, referidos
📅
1
Agenda de pruebas
Los papás interesados pueden agendar la clase de prueba gratuita directamente desde el chat
📄
1
Página de la academia
Landing con disciplinas, horarios, precios, fotos y botón de inscripción en línea
📊
1
Panel de control
Todos los alumnos, sus asistencias, pagos pendientes y próximas fechas importantes
1
Tus disciplinas y horarios
¿Qué clases ofreces? ¿A qué edades? ¿Qué días y horas? ¿Cuántos alumnos por grupo? El asistente necesita esto para orientar correctamente a los papás.
2
Precios de inscripción y colegiatura
¿Cuánto cuesta inscribirse? ¿Cuánto es la mensualidad? ¿Hay descuento por hermanos? ¿Cuándo vence la colegiatura?
3
Lista de alumnos actuales
Nombre del alumno, nombre del papá o mamá, teléfono y grupo en el que está. Con eso el sistema activa el recordatorio de colegiatura desde el primer día.
4
Calendario de eventos del ciclo
Las fechas de festivales, presentaciones, exámenes o competencias del año. El sistema las programa con 2–3 semanas de anticipación automáticamente.
🚀
El primer resultado visible: el recordatorio de colegiatura a todos los alumnos actuales. Si tienes 50 alumnos y normalmente el 40% se tarda en pagar, con el recordatorio ese porcentaje baja drásticamente desde el primer mes.
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